Pogledajte ove internet stranice i potražite nešto za sebe i svoju obitelj:

Na osnovu člana 173. stav 1. Zakona o upravi u Federaciji Bosne i
Hercegovine ("Službene novine Federacije BiH", broj 28/97), Vlada Federacije
Bosne i Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde, donosi


UREDBU


O KANCELARIJSKOM POSLOVANJU ORGANA
UPRAVE I SLUŽBI ZA UPRAVU U FEDERACIJI
BOSNE I HERCEGOVINE* -preuzmi


I - OPĆE ODREDBE


Član 1.
Ovom uredbom uređuju se kancelarijsko poslovanje u federalnim organima
uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnim organima uprave i
kantonalnim ustanovama, i gradskim i općinskim službama za upravi (u daljem
tekstu: organi uprave i službe za upravu) u Federaciji Bosne i Hercegovine (u
daljem tekstu: Federacija), ako propisom kantona-županije nije drukčije određeno.
Odredbe ove uredbe odnose se i na kancelarijsko poslovanje
organizacijskih jedinica federalnih organa uprave, odnosno kantonalnihžupanijskih
organa uprave koje se nalaze van sjedišta federalnog organa uprave,
odnosno van sjedišta kantonalnih-županijskih organa uprave.


Član 2.
Kancelarijsko poslovanje obuhvaća: primanje, otvaranje, pregledanje i
raspoređivanje pošte, odnosno akata, zavođenje akata, združivanje akata,
dostavljanje predmeta i akata u rad, rad s aktima, razvođenje predmeta i akata,
rokovnik predmeta, otpremanje pošte i stavljanje predmeta i akata u arhivu
(arhiviranje) i njihovo čuvanje.


Član 3.
U okviru kancelarijskog poslovanja pojedini termini imaju sljedeća
značenja:
1. akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje, mijenja, prekida ili
završava neka službena radnja organa uprave i službe za upravu;
2. prilog je pisani sastav (dokument, tabela, grafikon, crtež i sl.) ili fizički
predmet, koji se prilaže uz akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili
dokazivanja sadržine akta;
3. predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje ili
zadatak i čini posebnu i samostalnu cjelinu;
4. dosije predstavlja skup više predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu
pravnu ili fizičku osobu i koji se kao jedna cjelina čuvaju na istom mjestu;
* "Službene novine Federacije BiH", br. 20/98.
5. fascikl predstavlja omot, kutiju, sanduk, korice i slično u kojim je složeno
više predmeta ili više dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju u
tim fasciklama;
6. arhivska građa je sav izvorni i reproducirani (pisani, crtani, štampani,
fotografirani, filmovani, fonografirani ili na drugi način zabilježeni)
dokumentacijski materijal od značaja za historiju, kulturu i ostale društvene
potrebe, koji je nastao u radu organa uprave i službe za upravu bez obzira
kad je i gdje je nastao;
7. registraturski materijal čine spisi (akti i predmeti), fotografski i fonografski
snimci i na drugi način sastavljeni zapisi i dokumenti, kao i knjige i
kartoteke o evidenciji tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni i nastali u
radu organa uprave i službe za upravu dok su od značaja za njihov tekući
rad ili dok iz tog registraturskog materijala nije odabrana arhivska građa
koja će se trajno čuvati;
8. pisarnica je organizacijska jedinica ili radno mjesto u organu uprave i
službi za upravu gdje se vrše poslovi iz člana 2. ove uredbe;
9. arhiva je sastavni dio pisarnice gdje se čuvaju završeni (arhivirani)
predmeti i akti, evidencije o aktima i predmetima, kao i ostali
dokumentacijski materijal do nihove predaje nadležnom arhivu ili do
njihovog uništenja.


Član 4.
Ako posebnim propisima nije drukčije određeno, svaki službeni akt organa
uprave, odnosno službe za upravu kojim se vrši službena prijepiska s drugim
organima, pravnim i fizičkim osobama (službeni dopis) mora sadržavati sljedeće
dijelove: zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku sadržinu predmeta, sadržaj
akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe.


II - KNJIGE EVIDENCIJA U KANCELARIJSKOM POSLOVANJU


Član 5.
U okviru kancelarijskog poslovanja organi uprave i službe za upravu vode
osnovne i pomoćne knjige evidencija o predmetima i aktima iz svoje nadležnosti.
Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije, jedinstvene
su za cijelo područje Federacije.
Osnovne knjige evidencija iz stava 1. ovog člana su:
1. upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka,
2. upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka,
3. djelovodnik predmeta i akata,
4. djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu,
5. arhivska knjiga.
Pomoćne knjige evidencije u kancelarijskom poslovanju uređuju se
propisom federalnog ministra pravde iz člana 18. ove uredbe, s tim što se tim
propisom uređuje i sadržaj i način vođenja osnovnih knjiga evidencija iz stava 2.
ovog člana.
Član 6.
Upisnici i djelovodnici iz odredbe člana 5. stav 2. ove uredbe vode se u
vidu knjige s tvrdim koricama, koje se sastoje od potrebnog broja tabaka papira
propisanog formata. Naslovna stranica upisnika, odnosno djelovodnika sadrži
naziv iz člana 5. stav 2. ove uredbe i godinu na koju se upisnik, odnosno
djelovodnik odnosi.
Na unutrašnjoj stranici upisnika, odnosno djelovodnika, nalaze se, po
pravilu propisana pojašnjenja za njihovo vođenje.
Organi uprave odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju manji broj
predmeta i akata u toku godine, mogu jednu knjigu upisnika, odnosno
djelovodnika, voditi za sve predmete i akte svih klasifikacijskih oznaka iz svoje
nadležnosti.
Organi uprave, odnosno službe za upravu koji u svom radu imaju veći broj
predmeta i akata, u toku godine, mogu za predmete i akte svake klasifikacijske
oznake voditi poseban upisnik, odnosno djelovodnik, o čemu odlučuje rukovodilac
organa uprave, odnosno službe za upravu.
Član 7.
U upisnik prvostepenih, odnosno drugostepenih predmeta upravnog
postupka, upisuju se svi predmeti iz nadležnosti organa uprave, odnosno službe za
upravu, o kojima se rješava u prvostepenom, odnosno drugostepenom upravnom
postupku u kojima se predmet završava donošenjem rješenja, odnosno zaključ ka, a
koji se pokreću po zahtjevu stranke, pravne osobe, druge institucije ili po službenoj
dužnosti.
U djelovodnik predmeta i akata upisuju se sve vrste predmeta i akata iz
nadležnosti organa uprave i službe za upravu o kojima se ne rješava u upravnom
postupku.
U djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu upisuju se predmeti
i akti iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu koji su od strane izdavatelja
predmeta, odnosno akta, označeni kao povjerljivi ili strogo povjerljivi.
Arhivska knjiga vodi se prema propisu o arhivskoj knjizi iz stava 4. člana
11. ove uredbe.
Član 8.
Svi predmeti i akti u kancelarijskom poslovanju iz nadlež-nosti organa
uprave i službi za upravu obavezno se razvrstavaju po vrsti materije koja je
svrstana u odgovarajuće grupe s propisanim brojčanim oznakama (u daljem tekstu:
klasifikacijske oznake), u skladu sa uputstvom iz člana 18. ove uredbe.
Razvrstavanje predmeta i akata iz stava 1. ovog člana na klasifikacijske oznake vrši
se u upisniku odnosno djelovodniku iz člana 5. stav 2. ove uredbe, u skladu sa
uputstvom iz člana 18. ove uredbe, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od
pošiljatelja (ulazna pošta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta).


III - ORGANIZACIJA VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA


Član 9.
Kancelarijsko poslovanje iz nadležnosti organa uprave i službe za upravu,
vrši se u pisarnici, kao organizacijskoj jedinici ili radnom mjestu organa uprave,
odnosno službe za upravu ili u okviru zajedničke pisarnice za sve federalne ili
pojedine federalne organe uprave i federalne ustanove, odnosno sve ili pojedine
kantonalne-županijske organe uprave i ustanove, a u gradu odnosno općini - za sve
ili pojedine gradske, odnosno općinske službe za upravu.
O formiranju zajedničke pisarnice iz stava 1. ovog člana odlučuje:
1. za federalne organe uprave i federalne ustanove - vlada Federacije Bosne i
Hercegovine, na prijedlog federalnog ministra pravde,
2. za kantonalne-županijske organe uprave i ustanove - nadležni izvršni organ
kantona-županije,
3. za gradske, odnosno općinske službe za upravu - gradonač elnik, odnosno
općinski načelnik.
U zajedničkoj pisarnici koja vrši kancelarijsko poslovanje za sve ili
pojedine organe uprave, odnosno službe za upravu, u skladu sa stavom 2. ovog
člana, obavezna je i zajednička arhiva za te organe uprave i službe za upravu.


IV - ARHIVIRANJE PREDMETA I AKATA


Član 10.
Predmeti i akti i drugi registraturski materijal koji je primljen, odnosno
nastane u radu organa uprave i službe za upravu čuvaju se u arhivama tih organa i
službi u odgovarajućim fasciklima ili kutijama koje se čuvaju u prostorijama koje
moraju biti osigurane od uništenja, vlage i drugih oštećenja.
Povjerljivi i strogo povjerljivi akti čuvaju se odvojeno od običnih akata i to
na način koji osigurava čuvanje njihove povjerljivosti.
U vezi s čuvanjem i korištenjem arhiviranih predmeta iz oblasti odbrane i
unutrašnjih poslova, primjenjuju se propisi o zaštiti tajnih podataka.


Član 11.
Cjelokupni registraturski materijal nastao u radu organa uprave i službe za
upravu upisuje se u arhivsku knjigu po godinama i klasifikacijskim oznakama.
Arhivska knjiga vodi se kao opći inventarski pregled cjelokupnog
arhivskog materijala nastao u radu organa uprave i službe za upravu u toku
kalendarske godine.
Za formiranu arhivsku građu upisivanje u arhivsku knjigu vrši se po
propisu o arhiviranju koji je važio u vrijeme kada je građa formirana.
Sadržaj i način vođenja i korištenja arhivske knjige za organe uprave i
službe za upravu propisat će federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom
Federacije.


Član 12.
Radi pravilnog arhiviranja i čuvanja predmeta i drugog registraturskog
materijala u arhivu organa uprave i službe za upravu, odnosno zajedničkom arhivu,
rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu obavezan je donijeti listu
kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja.
Rokovi čuvanja mogu biti utvrđeni na mjesece, godine i trajno.
Lista iz stava 1. ovog člana donosi se u skladu s propisom iz stava 3. člana
13. ove uredbe.
Listu iz stava 1. ovog člana, rukovodioci organa uprave i službi za upravu
dužni su donijeti najkasnije u roku od mjesec dana od dana stupanja na snagu ove
uredbe.


Član 13.
Organi uprave i službe za upravu dužni su da arhiviranje predmeta i akata
iz svoje nadležnosti vrše prema listi iz stava 1. člana 12. ove uredbe, na koje je
saglasnost dao nadležni arhiv.
Arhiviranje predmeta i akata vrši se posebno za svaku klasifikacijsku
oznaku i prema rokovima čuvanja koji su utvrđeni u listi iz stava 1. ovog člana.
Uvjete i rokove čuvanja registraturskog materijala i arhivske građe, kao i
postupak odabiranja i izdvajanja arhivske građe iz registraturskog materijala i način
primopredaje arhivske građe između organa uprave i službe za upravu i nadležnog
arhiva propisat će federalni ministar pravde u saradnji s Arhivom Federacije.
Arhivska građa iz arhiva organa uprave i službe za upravu predaje se nadležnom
arhivu sporazumno s nadležnim arhivom, u skladu sa zakonom i drugim propisima.


V - SLUŽBENA OSOBA OVLAŠTENA ZA VRŠENJE
KANCELARIJSKOG POSLOVANJA


Član 14.
Rukovodioci organa uprave, odnosno službe za upravu, obavezni su
rješenjem odrediti službenu osobu koja će neposredno biti odgovorna za vođenje
kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti organa uprave, odnosno službe za upravu
i utvrditi ovlasti te osobe, u skladu sa organizacijom pisarnice iz odredbe člana 9.
ove uredbe.


Član 15.
Službena osoba ovlaštena za vršenje kancelarijskog poslovanja dužna je u
toku radnog vremena organizirati vršenje poslova tako da službeni predmeti, akti i
drugi materijali, pečati, žigovi, štambilji i drugi akti i predmeti stalno budu pod
njenim nadzorom i da ne smiju doći u posjed neovlaštenih osoba. Po završetku
radnog vremena predmeti, akti i drugi službeni materijali, pečati, žigovi, štambilji i
drugi akti i predmeti moraju se čuvati u zaključanim ormarima, kasama, stolovima
ili zaključani u radnoj prostoriji u kojima je osigurana njihova sigurnost. Način
čuvanja određuje rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu.


VI - NADZOR NAD VRŠENJEM KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA


Član 16.


Rukovodioci organa uprave, odnosno službi za upravu obavezni su po
isteku kalendarske godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti
vršenja kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti organa uprave, odnosno službe za
upravu, u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju.
Nadzor nad primjenom odredaba ove uredbe i drugih federalnih propisa o
kancelarijskom poslovanju vrši Federalno ministarstvo pravde putem upravne
inspekcije, s tim da, prema potrebi i uz saglasnost Federalnog ministarstva pravde
taj nadzor u općinskim i gradskim službama za upravu može vršiti upravna
inspekcija nadležnog organa uprave kantona-županije, a nadzor nad primjenom
propisa koji se odnose na arhiviranje predmeta, načina njihovog čuvanja i stručnog
održavanja, odabiranja arhivske građe i izdvajanja bezvrijednog registraturskog
materijala i predaju arhivske građe nadležnom arhivu, vrši Arhiv Federacije.


VII - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE


Član 17.
Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na kancelarijsko poslovanje
zakonodavnih, odnosno izvršnih tijela Federacije, kantona-ž upanija, grada i općina
i njihove stručne službe, ako za kancelarijsko poslovanje tih organa i službi ne
postoje posebni propisi.


Član 18.
Ovlašćuje se federalni ministar pravde da u roku od mjesec dana od dana
stupanja na snagu ove uredbe donese uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog
poslovanja u organima uprave i službama za upravu i utvrdi odgovarajuće obrasce
za knjige evidencija iz člana 5. stav 2. ove uredbe, kao i propis iz člana 11. stav 4. i
člana 13. stav 3. ove uredbe.


Član 19.
Danom početka primjene ove uredbe prestaje primjena Uredbe o
kancelarijskom poslovanju organa uprave i organizacija ("Službeni list SRBiH",
broj 31/71), kao i drugih propisa o kancelarijskom poslovanju u organima uprave
koji se primjenjuju na teritoriju Federacije do dana početka primjene ove uredbe.


Član 20.
Ova uredba stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenim
novinama Federacije BiH", a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od dana
njenog stupanja na snagu.