Pogledajte ove internet stranice i potražite nešto za sebe i svoju obitelj:

Na osnovu člana 18. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i
službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije
BiH", broj 20/98), federalni ministar pravde donosi


UPUTSTVO


O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA
ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE* -preuzmi


I - OPĆA ODREDBA
1. Ovim uputstvom, u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju organa
uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu:
Uredba o kancelarijskom poslovanju), uređuju se: klasifikacione oznake
predmeta i akata; primanje, otvaranje, pregledanje i raspoređivanje pošte,
odnosno akata; zavođenje akata; združivanje akata; dostavljanje predmeta i
akata u rad; rad službenika ovlaštenih za rješavanje predmeta i akata;
razvođenje predmeta i akata; rokovnik predmeta; otpremanje pošte i stavljanje
predmeta i akata u arhivu (arhiviranje) i čuvanje predmeta u federalnim
organima uprave i federalnim ustanovama, kao i u kantonalnim organima
uprave i ustanovama, i u gradskim i općinskim službama za upravu (u daljem
tekstu: organi uprave i službe za upravu), ako propisom kantona nije drukčije
određeno.


II - KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA
1. Vođenje evidencije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju iz
nadležnosti organa uprave i službi za upravu, obavlja se putem upisnika,
odnosno djelovodnika iz člana 5. stav.
2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju. Vođenje te evidencije obavlja se prema
jedinstvenim klasifikacionim oznakama koje su razrađene po materiji i svrstane
u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 49 (u daljem
tekstu: klasifikacione oznake), i to na način kako slijedi:
01 - Ustavni predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu ili
primjenu Ustava Federacije, odnosno ustava kantona-ž upanija i amandmana na te
ustave, ustavne sporove, izradu i donošenje, odnosno promjenu statuta grada,
odnosno statuta općine i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
* "Službene novine Federacije BiH", br. 30/98, 49/98 i 5/00.
02 - Zakoni, drugi propisi i opći akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu
prednacrta, nacrta i prijedloga zakona i njihovo donošenje, kao i izmjene i dopune
zakona, donošenje ukaza o proglašenju zakona, izradu i donošenje podzakonskih
propisa (uredbi, odluka, uputstava, pravilnika i dr.) i izmjene i dopune tih propisa,
autentično tumačenje zakona i drugih propisa, davanje stručnih mišljenja i
objašnjenja u primjeni zakona i drugih propisa i općih akata, objavljivanje zakona i
drugih propisa u službenim glasilima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjima iz ove grupe.
03 - Obrana - odbrana
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
odbrambene pripreme, oružane snage Federacije (organizaciju, rukovođenje i
zapovijedanje, popunu, upotrebu, materijalno osiguranje, zastave i oznake i dr.),
odbrambene postupke, obučavanje i osposobljavanje za odbranu, vojnu obavezu,
veze, osmatranje i obavještavanje, vojnu proizvodnju, promet, rezerve i kontrola
naoružanja i vojne opreme, finansiranje odbrane, vojno školstvo, inspekcijske
poslove, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
04 - Unutarnji - unutrašnji poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na javni red
i mir, kriminalitet, malodobničku delinkvenciju, suzbijanje kriminaliteta, oružje,
municiju i eksploziv, upotrebu vatrenog oružja i drugih sredstava prinude u
obavljanju službene dužnosti, sigurnost i kontrola prometa, vozačke dozvole,
boravak i kretanje stranaca, vođenje evidencija i izdavanje uvjerenja i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
05 - Javna uprava i javne službe
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad organa uprave i upravnih ustanova, službi za upravu grada i
općina, javne ustanove, fondacije i zaklade, zastave, grb, himnu, političke stranke,
referendume, organizaciju i provođenje izbora, odlikovanja i druga priznanja,
udruženja građana, odvjetništvo, javno bilježništvo, azil, kancelarijsko poslovanje,
pečate, štambilje i žigove, ovjeravanje potpisa, rukopisa i prijepisa, ovjeravanje
poslovnih knjiga, obavljanje upravnih poslova, lokalne samouprave i drugih
stručnih poslova, upravni nadzor, javne i vjerske skupove, informacije, izvještaje,
analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
06 - Organizacija i rad sudova
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na
organizaciju i rad sudova, sudsko poslovanje, pravosudni ispit, analize, izvještaje,
informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte koji se odnose
ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
07 - Organizacija i rad tužilaštava
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad tužilaštava, djelatnost, instrukcije, objašnjenja, mišljenja, analize,
izvještaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte koji
se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
08 - Organizacija i rad pravobranilaštava
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad pravobranilaštava, djelatnost, objašnjenja, mišljenja, analize,
izvještaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti, zastupanje pred nadležnim
organima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
09 - Organizacija i rad tijela za prekršaje
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad tijela za prekršaje, djelatnost, objašnjenja, mišljenja, analize,
izvještaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte koji
se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
10 - Organizacija i rad ombudsmena
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad ombudsmena, njihove propise, pokretanje postupka, prikupljanje
informacija, dokumenata, spisa i druge dokumentacije, izvještaje, informacije,
analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
11 - Sudski predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na krivične,
parnične, obiteljske, vanparnične, izvršne i zemljiš no-knjižne predmete, usvojenje,
upravne sporove i arbitražne predmete, sudske registre, sudske vještake i tumače,
sudije porotnike, amnestiju i pomilovanje, uvjetni otpust, pravnu pomoć,
međunarodnu pravnu pomoć, ekstradiciju i druge predmete i akte koji se odnose ili
su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
12 - Izvršenje krivičnih i prekršajnih sankcija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izvršenje
kazni, mjera sigurnosti, odgojnih mjera, organizaciju i rad ustanova za izvršenje
krivičnih i prekršajnih sankcija, inspekcijski nadzor nad izvršenjem kazni i
odgojnih mjera i nad radom ustanova za izvršenje kaznenih i prekršajnih sankcija,
informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
13 - Građanska stanja i evidencije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rođenje,
osobna imena, sklapanje braka, smrt, matične knjige o tim podacima,
534
državljanstvo, putne isprave i vize, osobne karte, prebivalište i boravište, registar
stanovnika, popis stanovništva, biračke spiskove, izdavanje uvjerenja i izvoda iz
evidencija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
14 - Financije - finansije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
proračune, finansijske planove i fondove, završne račune i bilance, izvršenje
proračuna, upravljanje imovinom, poslovna sredstva, prihod, troškove poslovanja,
dohodak, plaće, naknade, nagrade, fondove, kredite, kamate, osiguranje, devizno
poslovanje, kreditne odnose s inostranstvom, finansiranje organa vlasti i drugih
institucija, finansiranje društvenih djelatnosti i drugih institucija, nadzor nad
finansijskim, deviznim i drugim poslovanjem, osnivanje i rad banaka i drugih
finansijskih organizacija, tijela za platni promet, osiguravajuća društva,
inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i druge predmete i akte koji se odnose
ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
15 - Porezi, doprinosi, takse i lutrije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste
poreza i doprinosa i druge dažbine, naplatu i povraćaj poreza i doprinosa, porezno
knjigovodstvo, porezna i druga uvjerenja, sve vrste taksi, lutrije i druge igre na
sreću, inspekcijski nadzor, informacije, izvještaje i druge materijale i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
16 - Carine
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
utvrđivanje carinskih stopa, naplatu carina, oslobađanje od carina, carinska
uvjerenja, inspekcijski nadzor, informacije, izvješ taje i druge materijale i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
17 - Energija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na energiju
(struju, zemni gas, naftu i naftne derivate i dr.), projektiranje i izgradnju
invensticijskih i drugih objekata iz oblasti energije, inspekcijski nadzor, elaborate,
informacije, izvješ taje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
18 - Rudarstvo i industrija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na rudarstvo
(rudno bogatstvo, mineralne sirovine, eksploatacija pijeska, šljunka i kamena,
geološka istraživanja i dr.), industriju (metalurgija, proizvodnja i prerada metala i
nemetala, proizvodnja i prerada drveta, kemijska i ostala prerađivačka industrija i
dr.), iskorištavanje prirodnih bogatstava, projektovanje i izgradnju investicijskih i
drugih objekata iz oblasti rudarstva i industrije, prava u vezi s industrijskom
svojinom i tehnologijom, sustav organizacije u industriji, inspekcijski nadzor,
535
elaborate, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
19 - Preduzetništvo i privatizacija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
preduzetništvo, privatizaciju (pripremu za privatizaciju preduzeć a i drugih
subjekata, programe privatizacije, početni bilans za privatizaciju, postupak revizije
prethodno izvršene privatizacije i dr.), informacije, izveštaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
20 - Trgovina
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na unutarnju
i vanjsku trgovinu, vanjsko-trgovinski promet, zaključ ivanje i izvršavanje
međunarodnih ekonomskih sporazuma, rad privrednih predstavništava u
inostranstvu, oblast cijena, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
21 - Zanatstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izdavanje
odobrenja za vršenje zanatske djelatnosti, prestanak rada zanatskih radnji, registar
zanatskih radnji i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
22 - Turizam i ugostiteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i djelatnost turističkog gospodarstva, organizaciju preduzeća u oblasti
turizma, turistička predstavništva, biroe, agencije i sl., boravišne takse, izdavanje
odobrenja za vršenje ugostiteljske djelatnosti, prestanak rada ugostiteljskih radnji,
provjeru znanja za vršenje ugostiteljske djelatnosti i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
23 - Prostorno uređenje i okoliš
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
građevinarstvo, prostorno i urbanističko planiranje, izgradnju invensticionih i
drugih objekata, odobrenja za izgradnju, tehnički prijem, upotrebne dozvole itd.,
komunalne djelatnosti (javno osvjetljenje, plin, vodovod, kanalizacija, održavanje
čistoće, groblja, parkovi i plaže), stambenu izgradnju, stambene odnose, otkup
stanova, poslovne zgrade i prostorije, zaštitu čovjekove okoline, korišćenje
zemljišta, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
24 - Poljoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
poljoprivredu, korišćenje poljoprivrednog zemljišta, veterinarstvo, zdravstvenu
zaštitu stoke, zaštitu bilja, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
536
25 - Vodoprivreda
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
vodoprivredu, izdavanje vodoprivredne saglasnosti i vodoprivredne dozvole,
ribolov, režim voda, vađenje pijeska, šljunka i kamena s obala i korita rijeka,
inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima
iz ove grupe.
26 - Šumarstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
šumarstvo, korištenje šuma i šumskog zemljišta, katastar šuma, upravljanje
šumama i šumskim zemljištem, proizvodnju, promet i uporabu šumskog bilja i
sjemena, lov, zdravstvenu zaštitu divljači, inspekcijski nadzor i druge predmete i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
27 - Promet i komunikacije
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na cestovni,
željeznički, vazdušni, riječni, pomorski i jezerski promet, cjevovodni i integralni
transport, sigurnost prometa, PTT promet, radio i televiziju, kontrolu i inspekcijski
nadzor u oblastima prometa i komunikacija, međunarodnu suradnju u oblasti
prometa i komunikacija, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
28 - Programiranje razvoja i obnova
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
programiranje razvoja i obnove, analizu faktora i mogućnosti privrednog razvoja i
obnove, izradu mjera razvoja i ekonomske politike, programiranje korištenja,
valorizaciju i zaštitu privrednih resursa, izradu makroekonomskih bilansi i izradu
materijalnih bilanci, analizu odnosa u oblasti raspodjele, regionalni razvoj i
obnovu, saradnju s institucijama koje se bave pitanjima razvoja i obnove i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
29 - Robne rezerve
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na nabavku,
razmještaj, zanavljanje, čuvanje i korištenje robnih rezervi, provođenje mjera radi
intervencije na tržištu, bilansiranje roba za potrebe rezervi i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
30 - Geodetski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na premjer,
uspostavljanje i obnovu katastara nekretnina, katastarsko-komunalne uređaje,
kartografiranje teritorije, geodetskokartografske poslove od značaja za odbranu,
vođenje tehničke arhive originala planova i karata osnovnih geodetskih radova i
druge podatke dobivene vršenjem geodetskih radova, premjeravanje zemljišta za
posebne potrebe, inspekcijski nadzor nad poslovima premjera i katastra nekretnina,
katastra zemljišta i katastra komunalnih uređaja, obilježavanje državne granice i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
537
31 - Imovinsko-pravni poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
komasaciju, eksproprijaciju i arondaciju zemljišta, vlasničkopravne i druge
stvarno-pravne odnose na nekretninama, pravni režim državne svojine na
nekretninama, evidenciju na nekretninama i pravima na nekretninama, promet
nekretnina, reprivatizaciju imovine, restituciju, informacije, izvještaje, analize i
druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
32 - Statistika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve vrste
statistika, državna, privredna i druga statistička istraživanja, prikupljanje, obradu i
publiciranje statističkih podataka, utvrđivanje jedinstvene metodologije statističkih
istraživanja, jedinstvene statističke standarde, razvijanje statističkog informacionog
sistema, uvođenje i vođenje administrativnih i statističkih registara, evidencije
propisane zakonom, razmjenjivanje statističkih podataka s drugim državama i
međunarodnim organizacijama, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
33 - Meteorologija, hidrologija i seizmologija
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
meteorološku, hidrološku, sinoptičko-prognostičku, agrometeorološ ku i
seizmološku djelatnost, istraživanje atmosfere, vodenih resursa, kvaliteta životne
sredine i seizmoloških procesa i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
34 - Rad i radni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na opće akte
iz radnih odnosa, zasnivanje radnog odnosa, ugovore o radu, pripravnike,
ostvarivanje i zaštitu prava iz radnog odnosa, zaštitu zaposlenika, disciplinsku i
materijalnu odgovornost, radni staž i radne knjižice, prestanak radnog odnosa,
prestanak ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, odsustva i bolovanja, stručno
obrazovanje i usavršavanje, stručne ispite, zaštitu na radu, kolektivne ugovore,
mirno rješavanje kolektivnih radnih sporova, štrajk, inspekciju rada, informacije,
izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjima iz ove grupe.
35 - Socijalna politika
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalno
osiguranje, organizaciju i rad tijela socijalne zaštite, mirovinsko i invalidsko
osiguranje, dječiju zaštitu, starateljstvo, zaštitu starih i iznemoglih osoba, socijalno
osiguranje posebnih kategorija osiguranika, sve vrste socijalne pomoći, zaštitu
omladine, obitelji i odraslih, staranje o djeci ometenoj u psihofizičkom razvoju,
djelatnost humanitarnih organizacija (Crveni križ, Crveni polumjesec i druge
humanitarne organizacije), informacije, izvještaje, analize i druge materijale,
538
inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima
iz ove grupe.
36 - Raseljene osobe i izbjeglice
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
prikupljanje i obradu podataka o raseljenim osobama i izbjeglicama, smještaj
raseljenih osoba i izbjeglica, stvaranje uvjeta za njihov povratak u mjesta
stanovanja, prikupljanje i raspodjelu humanitarne pomoći i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
37 - Zdravstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
zdravstvene ustanove, zdravstvenu djelatnost, razvoj i unapređenje zdravstvene
zaštite, zdravstveno osiguranje građana, preventivnu i kurativnu zdravstvenu
djelatnost, higijenskoepidemiološ ku djelatnost, promet i uvoz lijekova, otrova i
opojnih droga, zaštitu od jonizirajućih zračenja, koordiniranje stručno-medicinskog
nadzora nad radom zdravstvenih ustanova i zdravstvenih djelatnika, davanje
sanitarno-preventivne saglasnosti za izgradnju objekata, djelatnost apoteka,
ekshumaciju i prijevoz mrtvaca, djelatnost prirodnih lječilišta i oporavilišta,
znanstveno-istraživački rad u oblasti zdravstva, saradnju s međunarodnim
zdravstvenim organizacijama, inspekcijski nadzor u sanitarnoj i zdravstvenoj
oblasti i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
38 - Obrazovanje
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
predškolski odgoj, osnovne škole, srednje škole, stručne, umjetničke i specijalne
škole, više i visoke škole, fakultete i univerzitete, akademije, programe i planove
razvoja školstva, nastavne planove i programe, udžbenike itd., nostrifikaciju
diploma i svjedodžbi, međunarodnu saradnju u oblasti obrazovanja, izdavačku
djelatnost u oblasti obrazovanja, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
39 - Nauka
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na naučnoistraživačke
projekte, planove, programe, analize i informacije iz svih oblasti
naučno-istraživačkog rada, međunarodnu i međuentitetsku saradnju u oblasti
naučno-istraž ivačkog rada, mišljenja u vezi izmjena planova i programa naučnoistraživačkog
rada i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.
40 - Kultura i sport
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
biblioteke, muzeje, galerije, izložbe, zaštitu spomenika kulture, kazališta, opere,
balete, horove, orkestre, folklorne ansamble, razne priredbe i kulturne
manifestacije (sabori, festivali i sl.), film, tisak, književnost, izdavačku djelatnost,
539
likovnu umjetnost, fizičku kulturu, sport, šah, informativnu djelatnost, propagandu,
međunarodnu saradnju i razmjenu u oblasti kulture i sporta, autorska djela,
informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
41 - Boračka zaštita i civilne žrtve rata
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na socijalnostatusna
pitanja vojnih invalida, obitelji poginulih boraca, šehidske obitelji,
nezaposlene borce, borce i sudionike drugih oslobodilačkih pokreta, zaštitu ratnih i
mirnodopskih vojnih invalida, zaštitu članova obitelji poginulih, nestalih i umrlih
boraca, civilne žrtve rata, isplate i usklađivanje mjesečnih novčanih primanja,
izgradnju, uređenje i održavanje spomen obilježja, grobalja boraca i nevinih žrtava
rata, upravni i finansijski nadzor nad izvršavanjem propisa iz oblasti boračkoinvalidske
zaštite i civilnih žrtava rata, informacije, izvještaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
42- Standardizacija i mjeriteljstvo
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
standarde, tehničke normative kvaliteta, unifikaciju i tipizaciju proizvoda, roba i
usluga, ateste, sustav mjernih jedinica i kontrolu mjera i plemenitih kovina,
informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
43 - Patenti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zaštitu
pronalazaka, tehnička unapređenja, žigove, oznake porijekla proizvoda, uzoraka i
modela i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
44 - Civilna zaštita, zaštita od požara i elementarne nepogode
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju, obuku, opremanje i upotrebu štabova, jedinica i povjerenika civilne
zaštite, elementarne nepogode, mjere zaštite i spasavanja, zaštitu od požara,
planove i druge akte za zaštitu od elementarnih nepogoda i požara, pronalaženje i
uništavanje neeksplodiranih ubojnih sredstava (mina i dr.), informacije, izvješ taje,
analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
45 - Međunarodni odnosi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu i
zaključivanje međunarodnih sporazuma, ugovora i drugih akata, potpisivanje i
ratifikaciju sporazuma, međunarodnu suradnju, međunarodnu pravnu pomoć,
reciprocitet (materijalni i procesni), tehničku i drugu međunarodnu pomoć,
informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
540
46 - Vjerski predmeti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na status i
djelatnost vjerskih zajednica i drugih vjerskih institucija i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
47 - Privredne komore i zadruge
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na osnivanje
i rad privrednih komora, njihove grupacije, sekcije, asocijacije i sl., osnivanje i
djelatnost zadruga, imovinu i njihovo poslovanje, oblike zadružnog organiziranja i
prestanak zadruga, informacije, izvještaje, analize i druge materijale i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
48 - Arhivski poslovi
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
evidentiranje, preuzimanje, sređivanje, obradu, zaštitu i korištenje ukupne arhivske
građe i registracijskog materijala,izradu metodskih naputaka, standarda i normativa
za arhivsku djelatnost, mjere osiguranja i zaštite arhivske građe, nadzor nad
čuvanjem i zaštitom registracijskog materijala i arhivske građe, odabiranje arhivske
građe iz registraturskog materijala, izdavanje uvjerenja, potvrda i drugih isprava o
činjenicama i dokazima koji se nalaze u arhivskoj građi i registraturskom
materijalu i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
49 - Drugi predmeti i akti
U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati u
neku od skupina predviđenih pod brojem 01 do 48 tačke 2. ovog uputstva.
3. Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši se prema sadržini
materije koja se u predmetu ili aktu obrađuje.
4. Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili
više klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vrši se, po
pravilu, u onu klasifikacionu oznaku na čiju se sadržinu odnosi pretežni dio
pitanja, odnosno materije.
III - PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I
RASPOREĐIVANJE POŠTE, ODNOSNO AKATA
1. Primanje pošte
5. Primanje pošte obuhvata prijem akata, podnesaka, žalbi, dopisa, novčanih
pisama, paketa, telegrama i dr. kod organa uprave i službi za upravu, a vrši se,
po pravilu, na jednom određenom mjestu u sastavu pisarnice koja je
organizirana prema članu 9. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
541
6. Službenu poštu koja se organu uprave, odnosno službi za upravu dostavlja
poštom ili je stranka neposredno preda, prima ovlašteni službenik pisarnice.
Pošta se prima u toku cijelog radnog vremena.
Način prijema službene pošte van radnog vremena i u dane kada se ne radi,
određuje rukovodioc organa uprave odnosno službe za upravu, u skladu sa
specifičnostima njihove djelatnosti, mjesnim prilikama i potrebama.
7. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke ne smije odbiti prijem ako je
pošta upućena organu uprave odnosno službi za upravu, osim ako je podnesak
netaksiran ili nedovoljno taksiran, a podliježe plaćanju takse. U ovom slučaju
službenik koji prima poštu dužan je postupiti u skladu sa odredbama tačke 14.
ovog uputstva.
Ako akt (podnesak) prilikom neposredne predaje organu uprave odnosno
službi za upravu sadrži koji formalni nedostatak (nije potpisan, nije ovjeren
pečatom, nema priloga navedenih u tekstu, nema adrese stranke i sl.), službenik
ovlašten za prijem pošte ukazat će stranci na te nedostatke i objasnit će joj kako
da ih otkloni. Ako stranka i pored upozorenja, zahtijeva da se akt (podnesak)
primi, službenik će ga primiti s tim što će na podnesku sačiniti službenu
zabilješku o datom usmenom upozorenju.
U slučaju da organ uprave, odnosno služba za upravu nije nadležan za
primanje akta (podneska) stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se obrati
nadležnom organu. Na ponovljen zahtjev stranke da se njen akt (podnesak)
primi, podnesak se mora primiti, s tim da se sačini zabilješka na način
predviđen u stavu 2. ove tačke.
8. Službenik koji prima poštu, dužan je da stranku koja želi da preda usmeno
saopštenje na zapisnik uputi službeniku ovlaštenom za prijem takvog
saopštenja.
Ako organ uprave, odnosno služba za upravu nije nadležna za prijem
usmenog saopštenja na zapisnik, stranka će se upozoriti na tu okolnost i uputiti
da takvo saopštenje preda za to nadležnom organu. Ako stranka i pored toga
ponovi svoj zahtjev, službenik je dužan njeno usmeno saopštenje primiti na
zapisnik, s tim što će postupiti na način predviđen u stavu 2. tačke 7. ovog
uputstva.
9. Primanje pošte od drugog organa uprave odnosno službe za upravu ili pravne
osobe, koju ovi dostavljuju putem dostavljača (kurira), potvrđuje se stavljanjem
datuma i čitkog potpisa u dostavnoj knjizi ili na dostavnici ili povratnici ili na
kopiji akta čiji se original prima. Pored datuma i potpisa, stavlja se još i pečat
organa uprave, odnosno službe za upravu koja prima poštu. Pečat se ne stavlja
u dostavnoj knjizi.
U svim slučajevima kada je to propisima predviđeno ili kada to odredi
rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu, pored datuma, potpisa i
pečata organa uprave odnosno službe za upravu, stavlja se i vrijeme prijema
(sat i minut) službene pošte. Ovaj podatak treba evidentirati i na primljenom
542
aktu odnosno na njegovom kovertu, ako službenik koji prima poštu nije
ovlašten za otvaranje pošte.
10. Primanje pošte koja se organu uprave odnosno službi za upravu dostavlja preko
poštanske službe, kao i podizanje pošte iz poštanskog pregratka, vrši se po
propisima kojima je uređen način rada preduzeća poštansko-telegrafskotelefonskog
prometa.
Prilikom primanja, odnosno podizanja pošte iz poštanskog pregratka,
ovlašteni službenik pisarnice organa uprave odnosno službe za upravu ne smije
podići pošiljku na kojoj je označena vrijednost ili je u pitanju preporučena
pošiljka, ako utvrdi da je pošiljka oštećena. U takvom slučaju on će zahtijevati
od odgovornog službenika pošte, odnosno od nadležne jedinice poštanske
službe, da se stanje i sadržina pošiljke (opseg i vrsta oštećenja) komisijski
utvrdi i tek poslije toga će sa zapisnikom o komisijskom nalazu preuzeti
pošiljku.
11. Pošiljke primljene u vezi sa licitacijom, natječajima i slično, ne otvaraju se, već
se samo na kovertu stavlja datum i vrijeme (sat i minut) njihovog prijema.
Ovlašteni službenik zadužen za poslove iz stava 1. ove točke dužan je
prethodno da upozori pisarnicu na pošiljke koje se u smislu stava 1. ove tačke
očekuju i koje se ne smiju otvarati.
12. Ako je uz koverat ili akt priložena dostavnica, ovlašteni službenik pisarnice
dužan je na dostavnici upisati datum prijema, potpisati dostavnicu i staviti
otisak pečata organa uprave, odnosno službe za upravu i odmah je vratiti osobi
koja je dostavila akt, odnosno koverat.
2. Potvrda o prijemu podneska
13. Ako stranka koja osobno predaje akt (podnesak) traži da se izda potvrda o
prijemu podneska, takva potvrda se mora izdati. Potvrdu potpisuje službenik
koji je akt (podnesak) primio i stavlja otisak pečata organa, odnosno službe.
Potvrda iz stava 1. ove tačke obvezno se mora izdati ako se radi o prijemu
podneska po kojem se rješava u upravnom postupku i donosi i dostavlja
upravni akt (rješenje ili zaključak). U potvrdu o prijemu obavezno se upisuje
zakonski rok za rješavanje ovog podneska.
Potvrda o prijemu podneska izdaje se na obrascu broj 1.
3. Postupak s aktima koji podliježu taksiranju
14. Službenik koji prima poštu neposredno od stranke dužan je da naročito vodi
računa o tome koji akti i isprave podliježu plaćanju administrativne takse,
kolika je visina takse predviđena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji u
upravnom postupku i u kojim slučajevima postoji zakonska osnova za
oslobađanje od plaćanja takse.
543
U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih priloga,
kao i u pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima se utvrde
neispravnosti u taksiranju, lijepljenju ili poništavanju taksenih maraka, treba
postupiti po važećim propisima o taksama. U ovim slučajevima službenik koji
prima poštu od stranke treba da ukaže stranci na te nedostatke i da joj objasni
kako će ih otkloniti.
15. Ako se prilikom pregledanja pošte primljene preko poštanske službe utvrdi da
podnesak nije taksiran, ili je nedovoljno taksiran, to će se konstatirati kratkom
službenom zabilješkom na podnesku koja se upisuje pored otiska prijemnog
štambilja.
Ako je podnesak oslobođen od plaćanja takse, sačinit će se zabilješka na
način propisan u stavu 1. ove tačke, uz navođenje odgovarajućeg propisa kojim
je predviđeno oslobađanje od plaćanja takse.
4. Otvaranje i pregledanje pošte
16. Ovlašteni službenik pisarnice dužan je cjelokupnu primljenu poštu neotvorenu
dostaviti rukovodiocu organa uprave, odnosno službe za upravu, odnosno
službeniku ovlaštenom za otvaranje i pregledanje pošte.
Otvaranje i pregledanje cjelokupne službene pošte (obična, povjerljiva i
strogo povjerljiva, vrijednosne pošiljke i dr.) organa uprave odnosno službe za
upravu vrši, po pravilu, rukovodilac tog organa, odnosno službe.
Rukovodilac iz stava 2. ove tačke može ovlastiti određenog službenika za
vršenje tih poslova o čemu donosi posebno rješenje.
17. Pošiljke koje se odnose na raspisane licitacije, natječaje i sl., otvara komisija
formirana za te poslove, ako nije drukčije određeno.
18. Hitnu poštu primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kada se ne radi
otvara dežurni službenik, ako u organu uprave odnosno službi za upravu postoji
služba dežurstva, a povjerljivu i strogo povjeljivu poštu dežurni službenik
može otvoriti samo ako je za to posebno pismeno ovlašten.
19. Pošta primljena na ime određenog službenika, zaposlenog u organu uprave
odnosno službi za upravu, uručuje se neotvorena tom službeniku. Ako taj
službenik nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljka predstavlja službeni akt
upućen organu uprave, odnosno službi za upravu, dužan je taj akt najkasnije u
roku od 24 sata po prijemu vratiti pisarnici radi evidentiranja.
20. Otvaranje pošte vrši se tako da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ili
druge oznake na omotu (adresa pošiljatelja, poštanske naljepnice, oznake
pismena i dr.), kao i akti i prilozi koji se nalaze u koverti. Naročito treba
provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slažu s oznakama i
brojevima primljenog akta. Ako neki od akata naznačenih na koverti nedostaje,
544
ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je
pošiljatelj, o tome će se sačiniti službena zabilješka koja će se priložiti koverti.
Ovlašteni službenik pisarnice je u ovakvim slučajevima dužan da o tome,
ukoliko za to postoji mogućnost, obavijesti pošiljatelja.
Uz primljeni akt (podnesak) obavezno se prilaže i koverat kad god datum
predaje pošti može biti od važnosti za računanje rokova (rok za podnošenje
zahtjeva ili žalbe, rok za učestvovanje na natječaju i sl.) ili kad se iz podneska
ne može utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnositelja, a ovi su podaci
označeni na koverti.
Ako je u jednom kovertu prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti
koverat, on će se priložiti uz jedan akt, s tim što će se na ostalim aktima upisati
uz koji je akt priložen koverat.
21. Prije otvaranja koverti koje se odnose na preporučene pošiljke, kao i omota
paketa ili druge službene pošte koja je primljena oštećena, a za koju postoji
sumnja da je neovlašteno otvarana, treba u nazočnosti još dvojice službenika
sačiniti službenu zabilješku u kojoj će se konstatirati vrsta i opseg oštećenja, i
što u primljenim pošiljkama nedostaje.
22. Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te
nedostatke treba konstatovati kratkom zabilješkom na aktu koja se ispisuje
neposredno uz otisak prijemnog štambilja (na primjer: ako aktu nedostaju
prilozi navedeni u aktu, upisuje se "primljeno bez priloga", a ako aktu
nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).
Ako se u kovertu nađe akt adresiran na neki drugi organ uprave ili službu
za upravu, ili pravnu ili fizičku osobu, na tom aktu se upisuje zabilješka
"pogrešno dostavljen" i na najpogodniji način, kurirom ili putem pošte,
dostavlja onom kome je upućen. Ovakvi akti se ne zavode u knjige evidencije.
23. Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka
druga vrijednost, na primljenom aktu treba kratkom zabilješkom konstatirati
njihovu vrstu i iznos (na primjer: "primljeno 5 KM", ili "primljeno poštanskih
maraka u vrijednosti od 3 KM", itd.)
5. Određivanje organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima se
pošta dostavlja u rad i raspoređivanje pošte (signiranje)
a) Rješenje o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih
mjesta kojima se pošta dostavlja u rad
24. Radi stvaranja uvjeta da se može vršiti raspoređivanje pošte na službenike koji
su nadležni za rad na predmetu odnosno aktu moraju se odrediti organizacione
jedinice, odnosno radna mjesta, ako ne postoje organizacione jedinice, kojima
će se pošta dostaviti u rad. Te jedinice odnosno radna mjesta određuju se
rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave, odnosno službe za upravu.
Rješenje sadrži naziv organizacione jedinice odnosno nazive radnih mjesta i
545
njihove brojčane oznake počev od 01 pa nadalje. Rješenje se donosi na početku
svake kalendarske godine, a u toku godine mijenja se ako dođe do izmjena
organizacionih jedinica ili radnih mjesta kojima se pošta dostavlja u rad.
Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta određuju se prema
unutrašnjem ustrojstvu organa uprave odnosno službe za upravu koja je
utvrđena pravilnikom o untrašnjem ustrojstvu organa odnosno službe.
Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako nema organizacionih
jedinica, označavaju se arapskim brojevima na način što se polazi od radnog
mjesta rukovodioca organa uprave, odnosno službe za upravu i označava
brojem 01, nakon toga upisuje se radno mjesto zamjenika rukovodioca i
označava se brojem 02, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojčane
oznake za organizacione jedinice redosljedom kojim su utvrđene pravilnikom o
unutrašnjem ustrojstvu organa uprave odnosno službe za upravu, a ako nema
organizacionih jedinica onda se prema tom pravilniku određuju brojčane
oznake za radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad.
b) Signiranje pošte
25. Raspoređivanje, odnosno signiranje pošte vrši rukovodilac organa uprave i
službe za upravu odnosno službenik ovlašten za otvaranje i pregledanje pošte.
Signiranje pošte podrazumijeva raspoređivanje akata, odnosno predmeta na
organizacione jedinice, odnosno na radna mjesta ako u organu uprave i službi
za upravu ne postoje organizacione jedinice kojima se predmeti i akti trebaju
dostaviti u rad.
Signiranje pošte vrši se na način što se na svaki akt i predmet, poslije
otvaranja i pregledanja, na prvoj stranici akta, odnosno predmeta,u desnom
gornjem kutu upisuje broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta
kojem će se pošta dostaviti u rad ako ne postoji organizaciona jedinica, i datum
otvaranja i pregledanja pošte (npr. 03/12.5/98 ).
Signiranje pošte na organizacione jedinice, odnosno radna mjesta vrši se na
osnovu rješenja iz tačke 24. stav 1. ovog uputstva.
26. Kada se završi signiranje pošte, akti, odnosno predmeti predaju se ovlaštenom
službeniku pisarnice na dalji postupak.
IV - ZAVOĐENJE AKATA
1. Način i vrijeme zavođenja akata
27. Kada ovlašteni službenik pisarnice primi signiranu poštu iz tačke 25. ovog
uputstva pristupa njenom zavođenju u odgovarajuće knjige evidencija iz tačke
32. do 35. ovog uputstva. Zavođenje se vrši istoga dana i pod istim datumom
pod kojim su akti primljeni. Telegrame, akte s određenim rokovima, kao i
druge hitne akte treba zavesti prije ostalih i odmah dostaviti u rad nadležnom
službeniku.
546
Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga
akti ne mogu zavesti istog dana kada su primljeni, zavest će se najkasnije prvog
narednog radnog dana, prije zavođenja nove pošte i to pod datumom kad su
akti primljeni. U knjige evidencija ne zavode se pošiljke koje ne predstavljaju
službenu prijepisku.
28. Ako se za određene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije predviđene
ovim uputstvom, u tom slučaju podaci o tom aktu upisuju se u posebnu
evidenciju, u skladu sa propisom o toj evidenciji.
29. Zavođenje akata u odgovarajuću knjigu evidencije, vrši se tako što se
prethodno mora odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada.
Određivanje tog broja vrši se prema skupinama predmeta i akata koje su
utvrđene u tački 2. ovog uputstva i odgovarajući broj klasifikacione oznake
upisuje se na prvoj stranici akta.
Kod razvrstavanja službene pošte na posebne cjeline, naročitu pažnju treba
posvetiti odvajanju predmeta upravnog postupka, a posebno akata poslovanja i
ostalih službenih akata o kojima se ne rješava u upravnom postupku.
Svojstvo predmeta upravnog postupka određuje se prema tome hoće li se
postupak po tim predmetima okončati donošenjem upravnog akta (rješenja ili
zaključka).
Ako se ne donosi upravni akt, onda predmet ima svojstvo akta poslovanja,
odnosno raspolaganja, bez obzira na to što su u postupku pri njegovom
rješavanju preduzimane upravnoprocesne i druge radnje ili izdavana razna
uvjerenja odnosno neke druge isprave (na primjer: pregled objekata u postupku
provođenja inspekcijskog nadzora, uviđaj na licu mjesta, saslušanje svjedoka
itd, ili potvrda o stručnoj obučenosti, zapisnici o utvrđivanju i procjeni štete i
sl.).
Po završenom razvrstavanju predmeta i akata na klasifikacione oznake
pristupa se zavođenju akata u odgovarajuću knjigu evidencije. Ovo zavođenje
obuhvaća upisivanje podataka u rubrike predviđene u knjizi evidencije, a vrši
se prema uputstvima koji su dati uz knjige evidencija, odnosno prema nazivima
pojedinih rubrika.
2. Prijemni štambilj
30. Nakon što se izvrši zavođenje akta u knjigu evidencije, pristupa se stavljanju
otiska prijemnog štambilja na akt. Otisak prijemnog štambilja stavlja se, po
pravilu, u gornjem desnom kutu prve stranice akta, a ako tu nema dovoljno
mjesta, onda se stavlja na drugo pogodno mjesto prve stranice, vodeći pri tome
računa da tekst akta ostane potpuno čitak i razumljiv. U slučaju da na prednjoj
strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti u
gornjem lijevom uglu poleđine akta. Ako su strane akta u cjelini popunjene
tekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad čistog papira (jedna
polovina ili jedna četvrtina arka) i taj papir se pričvršćuje uz akt.
547
Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.
Ostale oznake na aktima (na primjer: veza brojeva i sl.) ispisuju se pored
otiska prijemnog štambilja.
Prijemni štambilj izrađuje se prema obrascu broj 2.
3. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija
31. Evidencije o upravnim predmetima iz nadležnosti Federacije jedinstvene su za
cijelo područje Federacije. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija
predviđenih za kancelarijsko poslovanje vrši se na način utvrđen u odredbama
tač. 32. do 36. ovog uputstva.
a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka
32. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP-1) vodi se na
jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50 x 40 cm.
U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se
označavaju rednim brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na
način objašnjen u uputi datoj u sastavu obrasca.
Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembra)
službenom zabilješkom napisanom ispod posljednjeg rednog broja. Ova
zabilješka sadrži: ukupan broj prvostepenih predmeta upravnog postupka koji
su zavedeni u toj godini, datum i potpis službene osobe ovlaštene za vođenje
kancelarijskog poslovanja i otisak pečata organa uprave, odnosno službe za
upravu.
Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka može se upotrebljavati
za više godina, s tim što svaku godinu treba posebno zaključiti na način
predviđen u odredbi stava 3. ove tačke.
Upisnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 3.
b) Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka
33. Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka (UP-2) vodi se na
jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50 x 40 cm.
U ovom upisniku akti se zavode po hronološkom redu predmeta koji se
označavaju rednim brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se na
način propisan u stavu 2. tačke 32. ovog uputstva.
Upisnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembra) na način
propisan u odredbi stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka može se
upotrebljavati i za više godina, s tim što svaku godinu treba posebno zaključiti
na način predviđen u odredbi stava 3. ove tačke.
Upisnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 4.
548
c) Djelovodnik predmeta i akata
34. Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom obrascu
vodoravnog formata A-3. U ovom djelovodniku akti se zavode po hronološkom
redu predmeta i akata koji se označavaju rednim brojevima, a ostale rubrike
djelovodnika popunjavaju se na način objašnjen u uputi datoj u sastavu ovog
obrasca.
Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembra) na
način propisan u odredbi stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina, s tim
što se za svaku godinu treba posebno zaključiti na način propisan u odredbi
stava 3. ove tačke.
Djelovodnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 5.
d) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu
35. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na propisanom
jedinstvenom obrascu vodoravnog formata A - 4.
Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu vodi se na isti način
kao i djelovodnik predmeta i akata propisan u odredbi tačke 34. ovog uputstva.
Djelovodnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu broj 6.
e) Arhivska knjiga
36. Arhivska knjiga vodi se na obrascu koji je utvrđen posebnim propisom o
arhivskoj knjizi, iz stava 4. člana 11. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
f) Punkt za unošenje podataka o evidencijama
37. U pisarnici može postojati punkt s jednim ili više povezanih računara s
namjenskim programom uz pomoć kojeg se podaci iz osnovnih knjiga
evidencija unose i pohranjuju u računare.
4. Omoti za predmete i akte
38. Svaki ulazni (primljeni) odnosno vlastiti akt (izlazni) kojim se zasniva novi
predmet, nakon što se zavede u odgovarajuću knjigu evidencije iz tač. 32. do
35. ovog uputstva, ovlašteni službenik pisarnice ulaže u omot za predmete i
akte. U isti omot ulažu se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet.
39. Omoti za predmete i akte su izrađeni prema vrstama predmeta i akata na
jedinstvenom obrascu formata A-4, u pet različitih boja, i to:
- u omot bijele boje ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u djelovodnik
predmeta i akata,
- u omot označen zelenom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog
postupka po kojima se upravni postupak pokreće na zahtjev stranke,
549
- u omot označen plavom bojom ulažu se prvostepeni predmeti upravnog
postupka po kojima se upravni postupak pokreće po službenoj dužnosti,
- u omot označen žutom bojom ulažu se drugostepeni predmeti upravnog
postupka,
- u omot označen crvenom bojom ulažu se predmeti i akti koji su zavedeni u
djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu poštu.
Omoti za predmete i akte iz alineja 2. do 5. ove tačke, uz lijevu ivicu omota
imaju odgovarajuću boju omota širine 2 cm.
Omoti iz tačke 39. ovog uputstva izrađuju se prema obrascu broj 7.
40. Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 39.
ovog uputstva, onda se na prvoj stranici omota u gornji lijevi ugao stavlja
otisak prijemnog štambilja i vrši njegova popuna predviđenim podacima, a kod
oznake "Predmet" upisuje se naziv akta o kojem se radi.
41. Kada se predmet, odnosno akt uloži u odgovarajući omot iz odredbe tačke 39.
ovog uputstva, onda se na prvoj unutrašnjoj stranici omota vrši poimenično
upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu.
Evidencija iz stava 1. ove tačke ima obavezan karakter i ona, u stvari,
predstavlja hronološki pregled cjelokupnog sadržaja predmeta. U evidenciji se
poimenično po vremenskom redosljedu upisuju akti, službene zabilješke, žalbe
i drugi podnesci stranaka, dostavnice i svi ostali pisani materijali koji se nalaze
u predmetu.
42. Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se već nalazi u
organizacionoj jedinici odnosno kod službenika u radu dostavlja se bez omota
i s tim aktom postupa se u skladu sa odredbom stava 2. tačke 41. ovog
uputstva.
Službenik koji primi akt iz stava 1. ove tačke dužan je primljeni akt odmah
po prijemu uložiti u odgovarajući omot predmeta, a podatke o primljenom aktu
upisati na prvoj unutraš njoj stranici omota predmeta.
V - ZDRUŽIVANJE AKATA
43. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici, odnosno službeniku
nadležnom za rad na tim predmetima i aktima mora se izvršiti združivanje
akata s predmetom na koji se odnosi. To se čini tako da se svi akti i prilozi koji
se odnose na isti predmet stavljaju u omot predmeta na koji se odnose.
Akte istog predmeta koji naknadno stignu treba uložiti u omot predmeta na
koji se dostavljeni akt odnosi. Ako se predmet, kome treba pridružiti novi akt,
nalazi u radu kod organizacione jedinice, odnosno službenika, taj akt se
dostavlja toj organizacionoj jedinici odnosno službeniku radi ulaganja u
odgovarajući omot predmeta s tim što ovlašteni službenik pisarnice treba na
primljenom aktu upisati datum prijema akta.
550
VI - DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD
1. Dostava predmeta i akata u rad
a) Interna dostavna knjiga
44. Kada ovlašteni službenik pisarnice završi zavođenje i združivanje akata i
predmeta, dužan je te akte i predmete dostaviti u rad nadležnim organizacionim
jedinicama odnosno službenicima zaduženim za prijem pošte u rad, kada nema
organizacionih jedinica. Dostavljanje u rad vrši se istog, a najkasnije narednog
dana po njihovom zavođenju i združivanju.
45. Dostavljanje predmeta i akata u rad vrši se putem interne dostavne knjige.
Pravilo je da internu dostavnu knjigu ima svaka organizaciona jedinica,
odnosno radno mjesto kojima se pošta dostavlja u rad.
Rukovodilac organa uprave odnosno službe za upravu na početku godine,
rješenjem iz odredbe tačke 24. stav 1. ovog uputstva određuje za koje će se
organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako ne postoje organizacione
jedinice, voditi interne dostavne knjige.
Interna dostavna knjiga vodi se na obrascu broj 8.
b) Knjiga za osobnu poštu
46. Dostavljanje pošte koja glasi na ime službene osobe na radu u organu uprave,
odnosno službi za upravu vrši se preko knjige za osobnu poštu.
Knjiga za osobnu poštu vodi se na obrascu broj 9.
c) Karton za službena glasila i časopise
47. Službena glasila, časopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju se
nadležnim službenicima preko kartona za službena glasila i časopise.
Karton za službena glasila i časopise vodi se na obrascu broj 10.
d) Dostava preporučenih pošiljki
48. Preporučene pošiljke, novčana pisma i druga pošta koja glasi na ime, čiji je
prijem u pisarnici pismeno potvrđen, predaje se primatelju na način što on na
potvrdi o prijemu pošiljke stavlja svoj čitak potpis i datum prijema, ako je to
potrebno.
2. Prijem i otprema računa
a) Knjiga primljenih računa
49. Prijem računa i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje su
predviđene posebne evidencije zavode se u knjigu primljenih računa, i putem
551
iste knjige ti računi se dostavljaju u rad organizacionoj jedinici odnosno
službeniku nadležnom za finansijsko-materijalno poslovanje u organu uprave
odnosno službi za upravu.
Na primljene račune stavlja se otisak prijemnog štambilja.
Knjiga primljenih računa vodi se na obrascu broj 11.
b) Knjiga za otpremu računa
50. Otprema računa i drugih finansijskih akata nadležnim organima i službama vrši
se putem knjige za otpremu računa.
Knjiga za otpremu računa vodi se na obrascu broj 12.
VII - RAD SLUŽBENIKA OVLAŠTENIH ZA
RJEŠAVANJE PREDMETA I AKATA
1. Prikupljanje podataka i obavještavanje stranke
51. Ako je za rješavanje nekog predmeta potrebno prikupiti određene dokaze ili
podatke službenik koji je ovlašten za rješavanje predmeta, odnosno akta, dužan
je da prikupljanje tih dokaza ili podataka vrši na način da se potrebni podaci
dobiju u što kraćem roku i sa što manje troškova i da se pri tome izbjegne
nepotrebno dopisivanje ili drugi kontakti.
Ako se radi o pribavljanju podataka od organizacionih jedinica, odnosno
drugih službenika istog organa uprave odnosno službe za upravu, to se, po
pravilu, vrši kratkim putem (usmeno, telefonski). O tome se sastavlja službena
zabilješka na posebnom papiru i isti stavlja u omot predmeta. Službena
zabilješka treba da sadrži: opis dobijenih podataka, ime, prezime i funkciju
službenika koji je dao podatke, datum kada su dobijeni podaci i potpis
službenika koji je sačinio službenu zabilješku.
Ako se po podnesenom podnesku stranke ne može donijeti i dostaviti
rješenje u roku predviđenom u Zakonu o upravnom postupku, službenik koji je
ovlašten za rješavanje predmeta obavezno o tome mora pismeno obavijestiti
stranku, pri čemu se iznose razlozi za takvo postupanje i daje pravna pouka.
Ovo obavještenje se izdaje po službenoj dužnosti, a može i na zahtjev stranke.
2. Sastavni dijelovi službenog akta (službeni dopis)
52. Ako posebnim propisima nije drukčije određeno, svaki službeni akt organa
uprave i službe za upravu sadrži dijelove utvrđene u odredbi člana 4. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju, a obuhvata osnovne i pomoćne dijelove akta.
53. Osnovni i pomoćni dijelovi službenog akta iz stava 1. ove tačke, sadrže
podatke kako slijedi:
552
1) Osnovni dijelovi akta
a) Zaglavlje akta sadrži sljedeće podatke koji se pišu jedan ispod drugog, i
to:
- za federalne organe uprave i federalne ustanove – Bosna i
Hercegovina, Federacija Bosne i Hercegovine, puni naziv federalnog
organa uprave, odnosno federalne ustanove, broj akta, datum
donošenja akta i sjedište organa;
- za kantonalne organe uprave i ustanove - Bosna i Hercegovina,
Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantona, puni naziv
kantonalnog organa uprave, odnosno ustanove, broj akta, datum
donošenja akta i sjedište organa;
- za gradske službe za upravu - Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i
Hercegovine, naziv kantona, naziv grada, puni naziv gradske službe za
upravu, broj akta, datum donošenja akta i sjedište službe;
- za općinske službe za upravu - Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne
i Hercegovine, naziv kantona, naziv općine, puni naziv općinske
službe za upravu, broj akta, datum donošenja akta i sjedište službe.
Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta, s tim što broj akta sadrži
sljedeće podatke: broj organizacione jedinice, broj klasifikacione oznake
predmeta i akta i redni broj akta uzet iz odgovarajuće osnovne knjige
evidencije i godinu zavođenja (npr. 01-12-132/98).
b) Naziv i adresa primatelja akta sadrži puni naziv odnosno ime i prezime
primatelja akta, naziv sjedišta i poštanski broj, uz naznaku ulice i broja
(poštanskog pregratka) primatelja.
c) Oznaka "Predmet" sadrži kratku sadržinu pitanja ili materije na koju se
predmet odnosi, a ispisuje se s lijeve strane ispod naziva i adrese
primatelja.
Pri određivanju predmeta akta treba se držati sljedećih pravila:
- za stvarne predmete, odnosno predmete koji se ne odnose na fizičke
niti pravne osobe - navodi se samo kratka sadržina stvari o kojoj se u
aktu raspravlja (na primjer: kancelarijsko poslovanje, objašnjenje i sl.),
- za osobne predmete (uključujući sve predmete upravnog postupka),
koji se odnose na fizičke ili pravne osobe - navodi se prezime, ime i
prebivalište (za fizičke osobe), odnosno naziv i sjedište (za pravnu
osobu) i kratka sadržina pitanja koje se odnosi na akt (na primjer:
Senad Mašić, Visoko - razrez poreza ili Bolnica Koševo, Sarajevo,
dodjela sredstava za nabavku bolničke opreme),
- ako se predmet odnosi na više osoba navodi se samo prvaosoba i riječi
"i dr.".
d) Sadržaj teksta akta mora biti jasan, sažet i čitak. U tekstu se mogu
upotrebljavati samo one skraćenice koje su uobičajene i lako razumljive.
Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba, po pravilu, napisati
553
njihovim punim nazivom uz naznačenje naziva, broja i godine službenog
glasila u kojima su ti propisi objavljeni.
e) Iza teksta sadržaja akta s desne strane upisuje se naziv funkcije i ime i
prezime osobe ovlaštene za potpisivanje akta. Ime i prezime potpisnika akta
ispisuje se bez zagrade, neposredno ispod naziva njegove funkcije.
f) Na svakom službenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa
ovlaštene službene osobe otisak pečata organa uprave odnosno službe za
upravu i to tako da otisak pečata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika
akta.
2) Pomoćni dijelovi akta
Pomoćni dijelovi akta obuhvataju sljedeće podatke, i to:
a) Ispod oznake "Predmet" upisuje se radi lakšeg združivanja:
- broj i datum primljenog akta na koji se odgovora ("Veza: vaš akt broj
¼ od ¼"),
- broj i datum ranije otpremljenih akata, naročito kod reklamacija,
urgencija ili naknadnih pošiljki ("Veza: naš broj ¼ od ¼").
b) Ako se uz akt dostavljaju prilozi, u tom slučaju oznaka o tome stavlja se
ispod završetka sadržaja teksta akta s lijeve strane. Prilozi se označavaju
njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu akta navode njihovi nazivi (na
primjer: PRILOGA: 3), odnosno njihovim punim nazivom ako se u tekstu
ne navode njihovi nazivi (na primjer: PRILOG: Uvjerenje o plaćenom
porezu).
c) Ako se akt ne otprema običnom poštom ili kurirom, u tom slučaju na aktu
treba označiti način otpreme (na primjer: "Preporučeno", "Avionom" i sl.).
Ova oznaka stavlja se ispod sadržaja teksta akta s lijeve strane.
d) Na kraju sadržaja teksta akta s lijeve strane ispod oznake "Prilozi" upisuje
se oznaka "Dostavljeno" ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizičkih ili
pravnih osoba kojima akt treba dostaviti. Na ovaj način treba postupiti i u
slučaju kada se primljeni akt dostavlja na rješavanje nadležnom organu
uprave odnosno službi za upravu, pa se o tome obavještava pošiljatelj akta
radi znanja.
3. Vraćanje riješenih predmeta pisarnici
54. Službenik ovlašten za rješavanje predmeta i akata dužan je sve riješene
predmete i akte vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige.
55. Službenik koji je bio obrađivač predmeta, odnosno akta, dužan je na primjerku
akta koji ostaje u arhivi (kopija akta) ispod sadržaja teksta akta s njegove lijeve
554
strane, napisati uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti. To
uputstvo sadrži sljedeće podatke:
- način otpreme (preporučeno, avionom, kurirom i sl.), ako se akt treba
ustupiti drugoj nadležnoj organizacionoj jedinici ili drugom službeniku
istog organa uprave odnosno službe za upravu na rješavanje, upisuje se
broj organizacione jedinice, odnosno službenika kojima akt treba
ustupiti na rješavanje,
- ako akt treba staviti u "rokovnik predmeta" upisuje se oznaka "R",
- ako se akt treba arhivirati stavlja se oznaka "a/a." i slične upute.
56. Ako je doneseno zajedničko rješenje za više posebnih predmeta, službenik koji
je bio obrađivač predmeta dužan je da na vidnom mjestu u gornjem dijelu
primjerka akta koji se odlaže u arhivu upiše brojeve svih predmeta koji su
zajedno riješeni (na primjer: "Zajedno riješeni predmeti br. 374/69, 842/70 i
963/72).
57. Službenik pisarnice dužan je prilikom primanja riješenih predmeta provjeriti da
li akt sadrži sve podatke koji su bitni za pravilno razvođenje akata i predmeta i
njihovo otpremanje i arhiviranje. Ta provjera odnosi se prvenstveno na podatke
koji su predviđeni u odredbama tačke 53. podnaslov 1) pod b), c), d) i f) i tačke
55. ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraćen kompletan.
Na uočene nepravilnosti iz stava 1. ove tačke, službenik pisarnice je dužan
upozoriti službenika-obrađivača akta koji je obvezan izvršiti ispravke tih
nepravilnosti i nakon toga riješeni predmet, odnosno akt vratiti pisarnici na
dalji postupak.
VIII - RAZVOĐENJE AKATA I PREDMETA
58. Službenik pisarnice kada od strane službenika obrađivača primi završeni
predmet, odnosno akt, pristupa njegovom razvođenju koje se vrši na sljedeći
način:
- u odgovarajućoj knjizi evidencije iz stava 2. člana 5. Uredbe o
kancelarijskom poslovanju, u koju je akt odnosno predmet zaveden
vrši se popuna rubrika koje se odnose na način kako je predmet,
odnosno akt riješen.
Ovi podaci se uzimaju iz rješenja ili zaključka - ako se radi o
upravnim predmetima, a ako se radi o drugim predmetima i aktima - iz
samog akta koji je napisan od strane službenika-obrađivača,
- ako je na aktu stavljena oznaka "a/a" akt je potpuno završen i on se
treba staviti u arhivu na propisan način,
- ako je na aktu stavljena oznaka "R" (što znači "Rok") i datum do kada
predmet, odnosno akt treba držati u roku - akt odnosno predmet se
stavlja u rokovnik predmeta, ako je na aktu upisana uputa da se akt
ustupi drugoj organizacionoj jedinici ili drugom službeniku istog
organa uprave odnosno službe za upravu, u tom slučaju u podacima
555
koji se nalaze na prijemnom štambilju, treba izvršiti zamjenu broja
organizacione jedinice odnosno broja radnog mjesta kojem, ako nema
organizacionih jedinica, akt treba da se ustupi u rad i nakon toga taj
predmet odnosno akt treba dostaviti u rad toj organizacionoj jednici,
odnosno službeniku tog radnog mjesta,
- ako je u propratnom aktu napisano da se izvorni akt, odnosno cijeli
predmet treba dostaviti nekom drugom organu uprave ili službi za
upravu ili drugoj instituciji koji su nadležni za rješavanje tog akta
odnosno predmeta, u tom slučaju prvo se postupa na način propisan
alineji 1. ove tačke i nakon toga propratni akt s izvornimaktom
odnosno cijeli predmet treba dostaviti organu, odnosno službi ili
instituciji koja je naznačena u propratnom aktu, a primjerak propratnog
akta koji ostaje u arhivi arhivirati.
IX - ROKOVNIK PREDMETA
59. Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju predmeti i akti koji
nisu riješeni, jer nedostaju određeni dokumenti potrebni za njihovo rješavanje.
Kao rokovnik, umjesto fascikli, mogu se koristiti ormari s pregradama. Svaki
rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade koje su označene datumima u
mjesecu, tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno pregradu, a 32.
fascikla, odnosno pregrada služi za ulaganje onih predmeta i akata čiji rok će
uslijediti u narednom mjesecu.
Nalog za stavljanje predmeta u rokovnik daje službenik koji radi na
predmetu kada utvrdi da od podnositelja akta treba tražiti da dostavi određene
podatke ili neki akt ili ispravu ili izvrši neku drugu radnju, neophodnu za
rješavanje predmeta. Nalog se daje tako što se na omotu predmeta upisuje
oznaka "R" i datum do kada predmet mora biti u rokovniku (npr. R-20.06/98).
60. Stavljanje predmeta u rokovnik vrši se po klasifikacionim oznakama predmeta i
akata i prema datumu roka koji su označeni za čuvanje predmeta i akta u
rokovniku. Predmet se ulaže u onu fasciklu, odnosno pregradu koja odgovara
datumu upisanom kod oznake "R" na omotu predmeta.
61. Službenik pisarnice dužan je svaki dan na početku radnog vremena izvršiti uvid
u fasciklu, odnosno pregradu predviđenu za taj datum i ako u njima ima
predmeta i akata, dužan je te predmete i akte, putem interne dostavne knjige,
dostaviti službeniku-obrađivaču u rad. Ako traženi podaci, akti, isprave i drugi
akti nisu dostavljeni do označenog roka, službenik-obrađivač dužan je napisati
i poslati urgenciju, a predmet ponovo sa novim rokom vratiti pisarnici radi
stavljanja u rokovnik.
Ako se traženi podaci, akt, isprava ili drugi akt u vezi s predmetom
odnosno aktom koji se nalazi u rokovniku, dostave prije isteka označenog roka,
službenik pisarnice je dužan primljene akte združiti s predmetom iz rokovnika i
cijeli predmet odmah dostaviti službeniku-obrađivaču u rad.
556
X - OTPREMANJE POŠTE
1. Način otpremanja pošte
62. Otpremanje pošte vrši ovlašteni službenik pisarnice koja je organizirana prema
tački 5. ovog uputstva. Otpremanje pošte može se vršiti preko poštanske službe
ili putem kurira.
63. Otpremanje pošte vrši se tako da se svi predmeti preuzeti u toku radnog
vremena trebaju otpremiti istog dana. Preuzeti predmeti poslije zaključivanja
otpremnih knjiga, ako nisu žurni, otpremit će se narednog radnog dana.
64. Predmeti ili akti koji se istog dana upućuju na istu adresu, stavljaju se u jedan
koverat. Ako se jedan od tih predmeta šalje preporučeno, treba u zajednički
koverat staviti i ostale predmete koji bi se inače otpremali kao obične pošiljke,
ako se time postižu uštede u poslovanju.
Ako se na istu adresu istodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi
materijali koji ne mogu stati u koverat, treba ih upakirati i otpremiti po važećim
poštanskim propisima.
65. Na koverti u kojoj se otpremaju službeni predmeti i akti treba u gornjem
lijevom uglu upisati tačan naziv i adresu pošiljaoca i naziv akta koji se nalazi u
koverti, a na sredini koverte upisuje se naziv primaoca, zatim mjesto (sjedište)
primaoca, a ispod toga njegova bliža adresa (poštanski broj, ulica i broj ili
zadnja pošta). Ovi podaci mogu se upisivati čitko rukopisom ili pisaćom
mašinom.
66. Koverte s povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju biti zapečaćene ili
na drugi pogodan način osigurane. Pečaćenje koverata vrši se , po pravilu, tako
što se na sredini poleđine koverte utisne žig (metalni pečat) preko rastopljenog
pečatnog voska, a zatim se stavljaju otisci pečata organa odnosno službe na
sastavcima u svakom uglu poleđine koverte.
2. Knjiga za otpremu pošte putem kurira
67. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku, neponištene taksene
marke i druge vrijednosti, kao i povjerljive i strogo povjerljive pošiljke
otpremaju se preporučeno, odnosno u zatvorenim neprovidnim kovertama ili
putem knjige za otpremu pošte ako se dostavljanje vrši putem kurira.
Knjiga za otpremu pošte putem kurira vodi se na obrascu broj 13.
68. Akti i drugi materijali koje treba žurno otpremiti drugim organima ili pravnim i
fizičkim osobama u istom mjestu, upisuju se u knjigu za otpremu pošte putem
kurira i odmah dostavljaju kurirom.
557
3. Knjiga za otpremu pošte putem PTT
69. Sva pošta koja se otprema preko poštanske službe razvrstava se u dvije grupe,
i to: a) obične pošiljke i b) preporuč ene pošiljke i stavljaju u odgovarajuće
koverte. Ako za otpremanje preporučenih pošiljki postoje posebne otpremne
knjige propisane od strane poštanske službe koriste se te knjige. Evidencija o
izvršenoj otpremi pošiljki preko poštanske službe služi za pravdanje utrošenog
novca za poštanske troškove.
U tu svrhu svakog dana poslije otpremanja pošte vrši se sabiranje ukupno
utrošenog novca za poštarinu i taj iznos upisuje se u odgovarajuću rubriku
knjige za otpremu pošte putem PTT.
Knjiga za otpremu pošte putem PTT vodi se na obrascu broj 14.
XI - STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE) I ČUVANJE
PREDMETA I AKATA
1. Stavljanje predmeta i akata u arhivu
70. Predmeti i akti u kojima je postupak u potpunosti okončan (riješeni predmeti i
akti) odlažu se u arhivu organa uprave odnosno službe za upravu.
71. Prije stavljanja predmeta i akata u arhivu, službenik pisarnice je dužan
provjeriti naročito sljedeće činjenice:
- da li je postupak po predmetu u potpunosti okončan,
- da li se u predmetu nalaze prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti
strankama,
- da uz predmet nisu pogreškom pripojeni akti nekog drugog predmeta
ili njegovi prilozi i slično,
- da li su u predmetu hronološkim redom složeni prilozi evidentirani na
prvoj unutrašnjoj stranici omota za predmete i akte.
Ako su omoti za predmete i akte znatno oštećeni, predmet odnosno akt
treba prije stavljanja u arhivu staviti u novi omot i na njemu upisati podatke s
omota koji se zamjenjuje.
72. Organi uprave, odnosno službe za upravu koji imaju svoje arhive i pisarnice,
kao i organizacione jedinice koje se nalaze van sjedišta organa uprave,
završene predmete mogu držati u svojoj arhivi najduže dvije godine, poslije
kojeg roka su dužne ove predmete i akte, zajedno s odgovarajućim
evidencijama, predati na daljnje čuvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice,
ako takva pisarnica postoji. Za držanje riješenih predmeta duže od dvije godine
u vlastitim arhivama, potrebno je posebno odobrenje rukovodioca organa
uprave, odnosno službe za upravu koje se izdaje u dogovoru s nadležnim
arhivom.
558
2. Sređivanje i čuvanje predmeta u arhivi
73. Završeni predmeti i akti sređuju se u arhivi tako što se slažu po klasifikacionim
oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjige
evidencije u koju su zavedeni.
74. Za predmete i akte iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti
poseban fascikl u koji će se završeni predmeti odlagati.
Na fascikle iz stava 1. ove tačke upisuju se sljedeći podaci: naziv organa
uprave, odnosno službe za upravu, klasifikaciona oznaka predmeta i akata i
godina u kojoj je postupak po tim predmetima okončan.
75. Pojedini opsežniji predmeti mogu se čuvati odvojeno u posebnom fasciklu.
Pored podataka iz tačke 74. stav 2. ovog uputstva, na ovaj fascikl treba napisati
i oznaku kratke sadržine predmeta.
Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava 1. ove tačke u
fasciklu iz tačke 74. ovog uputstva, stavlja se na posebnom papiru kratka
zabilješka s naznačenjem mjesta gdje se predmet čuva.
76. Arhivirani predmeti s oznakom "povjerljivo" odnosno "strogo povjerljivo"
čuvaju se u željeznim ormarima ili kasama ili drvenim ormarima koji moraju
biti zaključani.
77. Predmeti i akti odloženi u arhivu organa uprave odnosno službe za upravu,
moraju se, do predaje nadležnom arhivu, čuvati u sređenom stanju, u skladu sa
propisom koji se odnosi na čuvanje arhiviranih predmeta i akata.
3. Rukovanje s predmetima stavljenim u arhivu
78. Predmetima i aktima stavljenim u arhivu organa uprave, odnosno službe za
upravu, rukuje ovlašteni službenik pisarnice. Predmeti i akti stavljeni u arhivu
izdaju se iz arhive samo uz revers. Reversi se čuvaju u posebnom faksciklu, a
po povratku predmeta, odnosno akta, revers se poništava i vraća službeniku
koji ga je potpisao.
Revers iz stava 2. ove tačke izdaje se na obrascu broj 15. Ako predmetu
koji je stavljen u arhivu treba radi združivanja (kompletiranja) priključiti akte
primljene poslije njegovog arhiviranja, taj predmet izdaje se bez reversa i
nakon združivanja vraća u arhivu.
Predmeti i akti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim organima
uprave, odnosno drugim službama za upravu samo po pismenom odobrenju
rukovodioca organa uprave, odnosno službe za upravu u čijoj se arhivi čuvaju.
79. Razgledanje i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete vrši se
sukladno odredbama zakona kojim je uređen upravni postupak, a koje se
odnose na način razgledanja spisa.
559
80. Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akata, dokumenata, uvjerenja, potvrda i drugih
akata koji se nalaze u arhivi, na zahtjev zainteresovanih osoba, vrši se prema
Zakonu o upravnom postupku ("Službene novine Federacije BiH", broj 2/98),
odnosno prema federalnim propisima o ovjeravanju potpisa, rukopisa i
prijepisa.
XII - ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA, RADNE PROSTORIJE I
NJIHOVO KORIŠTENJE
81. Radi stvaranja uvjeta za organiziran i uspješan rad, svaki organ uprave odnosno
služba za upravu dužni su utvrditi takvu organizaciju rada koja treba da
obuhvati sljedeća pitanja, i to:
a) Prijem stranaka
Prijem stranaka treba organizirati tako da se stranke primaju svakodnevno u
okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i izvan tog vremena, ako za to postoje
opravdani razlozi.
Za prijem stranaka, po pravilu, određuje se odgovarajuća prostorija u vidu
prijemne kancelarije ili drugi oblik organizacije, koja bi bila nadležna da daje
potrebna obavještenja i upute stranci u vezi njenih zahtjeva za ostvarivanje prava i
izvršavanje obaveza. Zavisno od potrebe, službenik iz prijemne kancelarije može
stranku uputiti službeniku koji je nadležan za rješavanje zahtjeva stranke radi
dobijanja bližih objašnjenja o rješavanju njenog zahtjeva.
Rukovodilac organa uprave odnosno službe za upravu dužan je odrediti
službenike koji mogu primati stranke i davati potrebna obavještenja i upute.
b) Radne prostorije
Radne prostorije organa uprave odnosno službi za upravu raspoređuju se
tako da stranke mogu brzo i organizirano bez nepotrebnog zadržavanja, obaviti
posao zbog kojeg su došle u organ uprave odnosno službu za upravu.
Za pisarnicu treba odrediti prostoriju koja se, po pravilu, nalazi blizu ulaza
u zgradu, odnosno na mjestu koje je pristupač no za dolazak stranaka, a da ne
ometa rad drugih službi.
Radne prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogućnosti, da
budu povezane i po mogućnosti na istom spratu.
Spratovi i radne prostorije na svakom uglu moraju biti obilježene rednim
brojevima.
Na vratima radnih prostorija treba da se nalazi naziv organizacione
jedinice, oznaka poslova koji su u nadležnosti te jedinice i ime službenika koji radi
u radnoj prostoriji.
U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, treba na vidnom mjestu istaći
raspored organa uprave odnosno službi za upravu i njihovih organizacionih
jedinica.
560
U hodnicima zgrade, na odgovarajućim oglasnim pločama, treba istaći
potrebna obavještenja i upute o načinu ostvarivanja određenih prava stranaka i
popis dokumenata potrebnih za ostvarivanje tih prava.
c) Pribavljanje podataka potrebnih za rješavanje predmeta
Pribavljanje određenih podataka o činjenicama o kojima organ uprave
odnosno služba za upravu vodi odgovarajuće evidencije, koje su potrebne za
rješavanje određene upravne ili druge stvari, vrši se putem telefona, o čemu se
sastavlja službena zabilješka na posebnom papiru. Zabilješka treba da sadrži:
podatke o sugovorniku (naziv organa, ime i prezime sugovornika), sadržinu
saopćenja, potpis službenika i datum kada je zabilješka sačinjena (datum i
vrijeme).
Pribavljanje činjenica na način predviđen u stavu 1. ove tačke, važi za
službenike istog organa uprave odnosno službe za upravu, kao i službenika iz
drugih organa uprave i službi za upravu iste razine vlasti.
d) Radno vrijeme
Radno vrijeme organa uprave, odnosno službi za upravu treba rasporediti
tako da stranke jednim dolaskom mogu obaviti istog dana sve poslove zbog kojih
su došle u organ odnosno službu. Stranke iz udaljenih mjesta, bolesne, stare i
invalidne osobe (borac, civilne žrtve rata), u pravilu, treba primiti u toku radnog
vremena svakog dana kada organ uprave odnosno služba za upravu radi.
XIII - VELIČINA I TISKANJE OBRAZACA
82. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom
izrađuju se u sljedećim formatima, i to:
- obrasci broj 3 i 4 u vodoravnom formatu 50 x 40 cm,
- obrazac broj 5 u vodoravnom formatu A-3,
- obrasci broj 6,11,12 i 14 u vodoravnom formatu A-4,
- obrasci broj 7,8,9,10 i 13 u uspravnom formatu A-4,
- obrasci broj1 i 15 u vodoravnom formatu A-5.
Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3,4,5 i 6 moraju biti uvezane u
tvrde kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu.
Pri tiskanju obrazaca predviđenih ovim uputstvom ne može se odstupiti od
oblika, veličine, sadržine i kvaliteta papira, koji su propisani ovim uputstvom.
Pri tiskanju obrazaca mora se voditi računa da dimenzije rubrika
predviđenih u obrascu budu tako utvrđene da se u svaku rubriku mogu upisati
predviđeni podaci.
83. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predviđeni ovim uputstvom
(obrasci br. 1. do 15.) nalaze se u prilogu ovog uputstva i čine njegov sastavni
dio.
561
84. Organi uprave i službe za upravu mogu imati štambilje koji služe za otiskivanje
određenog kraćeg teksta na akte, spise i drugu dokumentaciju. Štambilji su
pravokutnog ili četvrtastog oblika, a izrađuju se od gume, plastične mase ili
drugog sličnog materijala.
Izradu štambilja, njegov sadržaj i namjenu određuje rukovodilac organa
uprave odnosno službe za upravu, o čemu se donosi posebno rješenje.
XIV - PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
85. Predmeti i akti primljeni i zavedeni u evidencije koje se koriste do dana
početka primjene ovog uputstva završit će se po propisima o kancelarijskom
poslovanju koji se primjenjuju do dana početka primjene ovog uputstva.
86. Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o
sprovođenju kancelarijskog poslovanja ("Službeni list SRBiH", br. 33/71 i
36/73), kao i drugih propisa o vršenju kancelarijskog poslovanja organa uprave
koji se primjenjuju na teritoriju Federacije Bosne i Hercegovine do dana
početka primjene ovog uputstva.
87. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u "Službenim
novinama Federacije BiH", a primjenjivat će se nakon isteka 30 dana od dana
njegovog stupanja na snagu.
562
563
Na osnovu člana 18. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i
službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije
BiH", broj 20/98), federalni ministar pravde, donosi
UPUTSTVO
O IZMJENAMA I DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU
VRŠENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U
ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U
FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE*
1. U Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i
službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine
Federacije BiH", broj 30/98), iza tačke 4. dodaje se nova tačka 4a. koja glasi:
"4a. Organi uprave i službe za upravu mogu, ako cijene da je to nužno radi
lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake
grupe predmeta i akata iz svoje nadležnosti, odrediti podgrupe za iste ili slične
predmete i akte koji čine posebnu cjelinu.
Podgrupe za predmete i akte određuju se tako, što se iza broja
klasifikacione oznake grupe dodaje brojčana oznaka podgrupe u vidu
jednocifrenog odnosa dvocifrenog arapskog broja počev od broja 1. pa 2,3. i
dalje kako slijedi.
Podgrupe se određuju za predmete i akte koji, u okviru klasifikacione
oznake grupe, čine istu vrstu predmeta i akata (posebna cjelina), kao na
primjer:
za klasifikacionu oznaku grupe
04 - Unutrašnji poslovi - podgrupe bi mogle biti:
04-1- Državljanstvo;
04-2-Javni red i mir;
04-3-Kriminalitet, itd.
ili za predmete i akte iz klacifikacione oznake grupe;
11 - Sudski predmeti - podgrupe bi mogle biti:
11-1 Krivični predmeti;
11-2 Parnični predmeti;
11-3 Vanparnični predmeti; itd.
ili za predmete i akte iz klasifikacione oznake grupe
27 - Promet i komunikacije bi mogle biti:
27-1- Cestovni promet;
27-2- Željeznični promet;
27-3 - Zračni promet, itd.
Podgrupe samostalno određuje svaki organ uprave i služba za upravu, s tim da
se broj podgrupa određuje posebno za svaku klasifikacionu oznaku grupa koje
* "Službene novine Federacije BiH" br. 30/98.
564
su utvrđene u tački 2. ovog uputstva, za predmete i akte koji čine samostalnu
cjelinu, jer se odnose na iste predmete i akte.
Podgrupe se određuju na način predviđen u stavu 2. ove tačke.
Podgrupa predmeta i akata, u okviru klasifikacione oznake grupe, određuju
se rješenjem o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih tijela
mjesta kojima se pošta dostavlja u rad, a koje se donosi na osnovu tačke 24.
ovog uputstva ili posebnim rješenjem koje donosi rukovodilac organa uprave,
odnosno službe za upravu.
Kod upisivanja podataka u osnovne knjige evidencije, prijemni štambilj i
druge evidencije predviđene ovim uputstvom, brojčana oznaka podgrupe
upisuje se u rubriku koja je u tim knjigama predviđena za brojčanu oznaku
klasifikacione oznake."
2. Tačka 34. mijenja se i glasi:
"Djelovodnik predmeta i akata vodi se na propisanom jedinstvenom
obrascu u vidu knjige vodoravnog formata A-3.
Djelovodnik se vodi po sistemu osnovnih (rednih) brojeva i podbrojeva
koji se zavode po hronološkom redu, počev od broja 1 pa 2,3 i dalje kako
slijedi.
Osnovnim brojem označava se predmet ili akt svakog primljenog ili
vlastitog akta kada se prvi put zavodi u djelovodnik.
Osnovni broj predmeta i akata se u toku godine, po pravilu, ne mijenja.
Podbrojevima se označavaju primljeni akti koji se odnose na isti predmet, s
tim što se prvi akt predmeta zavodi pod osnovnim koji se odnose na taj predmet
zavode dodavanjem narednih podbrojeva (2,3,4 itd.).
U djelovodnik se ne zavode predmeti i akti za koje se po važećim
propisima vode posebne evidencije.
U djelovodnik se ne zavode ni predmeti i akti koji ne predstavljaju
službenu prijepisku (npr. vraćene dostavnice ili povratnice, dokumentacije
internog karaktera, službena glasila, razni časopisi i brušure i sl.).
Svi naknadno primljeni akti koji se odnose na isti predmet zavode se na taj
način što se popunjavaju samo kolone 3, 4, 5, u okviru istog osnovnog broja, i
to redom kojim su akti primljeni.
Djelovodnik predmeta i akata popunjava se na način objašnjen u uputi
datoj u sastavu obrasca broj 5.
Organ uprave odnosno služba za upravu može voditi više djelovodnika
predmeta i akata što se određuje prema istoj vrsti predmeta koji se pojavljuju u
većem broju, a po kojima se vodi isti postupak (npr. za državljanstvo, za javni
red i mir, itd.).
Djelovodnik se zaključuje na kraju kalendarske godine (31. decembra) na
način propisan u odredbi stava 3. tačke 32. ovog uputstva.
Djelovodnik predmeta i akata može se upotrebljavati za više godina, s tim
što se za svaku godinu treba posebno zaključiti na način propisan u odredbi
stava 9. ove tačke.
Djelovodnik iz stava 1. ove tačke vodi se na obrascu 5.
565
3. U uputi za popunjavanje Prijemnog štambilja - Obrazac broj 2, u tački 3. na
kraju teksta tačka se zamjenjuje zarezom i dodaju riječi: "kao i broj podgrupe,
ako su podgrupe određene rješenjem iz tačke 4a. stav 4. ovog uputstva."
4. Na naslovnoj stranici Obrasca broj 5, na bosanskom jeziku, riječi: "Format
A-4" zamjenjuju se riječima; "Format A-3".
Sadržaj Obrasca broj 5 (Sadržaj djelovodnika predmeta i akata) zamjenjuje
se novim sadržajem Obrasca broj 5 koji se nalazi u prilogu ovog uputstva i čini
njegov sastavni dio.
5. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u
"Službenim novinama Federacije BiH".
566
567
Na osnovu člana 18. Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i
službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine Federacije
BiH", broj 20/98), federalni ministar pravde, donosi
UPUTSTVO
O DOPUNAMA UPUTSTVA O NAČINU VRŠENJA KANCELARIJSKOG
POSLOVANJA U ORGANIMA UPRAVE I SLUŽBAMA ZA UPRAVU U
FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE
«Službene novine Federacije BiH», br.5/00
1. U Uputstvu o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i
službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ("Službene novine
Federacije BiH", br. 30/98 i 49/98) iza tačke 85. dodaje se nova tačka 85a. koja
glasi:
"85a. Federalni ministar obrane - federalni ministar odbrane može svojim
uputstvom propisati tekst obrazaca predviđenih ovim uputstvom na dvojezičan
način, s tim da se ne može mijenjati sadržaj tih obrazaca.
Ovi obrasci neće se objavljivati u "Službenim novinama Federacije BiH".
Uputstvo iz stava 1. ove tačke važi samo za Federalno ministarstvo obrane -
Federalno ministarstvo odbrane i njegove organizacione jedinice."
2. Ovo uputstvo stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u
"Službenim novinama Federacije BiH".